Arbodienst verplicht: dit moet je als werkgever regelen
Zodra je personeel hebt, verplicht de Arbeidsomstandighedenwet je om deskundige hulp te regelen voor drie taken: het toetsen van je risico-inventarisatie en -evaluatie, het adviseren bij de begeleiding van zieke werknemers, en het gezondheidskundig onderzoek en de mogelijkheid voor werknemers om een bedrijfsarts te raadplegen. De standaardroute is een schriftelijk basiscontract met een gecertificeerde arbodienst.
De valkuil zit niet bij de wet maar bij je verzekering: verzuimverzekeraars stellen zo'n basiscontract als voorwaarde. Geen contract kan dus betekenen dat je bij twee jaar loondoorbetaling zelf betaalt, terwijl je wel premie hebt afgedragen.
Regel het daarom vóór de eerste ziekmelding, niet erna.
Bij het beoordelen van verzuimpolissen komen wij steeds dezelfde voorwaarde tegen: de verzekeraar eist een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Wie dat niet geregeld heeft, betaalt premie maar staat bij een claim mogelijk met lege handen.
Daarom hier het hele rijtje: wat de wet van je vraagt, wat er in dat contract moet staan, en hoe het samenhangt met je loondoorbetalingsplicht en je verzuimverzekering.
Is een arbodienst verplicht?
Ja, in de praktijk wel, zodra je personeel hebt. De Arbowet verplicht je om je voor drie taken te laten bijstaan door deskundigen, en voor de meeste werkgevers loopt dat via een gecertificeerde arbodienst. De drie taken:
- Het toetsen van je risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en daarover adviseren.
- Het adviseren bij de begeleiding van zieke werknemers. Dit is het werk van de bedrijfsarts.
- Het gezondheidskundig onderzoek, de aanstellingskeuring waar die is toegestaan, en de consultatie: je werknemers moeten een bedrijfsarts kunnen raadplegen over gezondheidsvragen die met het werk samenhangen.
De afspraken over die bijstand moeten schriftelijk vastliggen. Dat document heet in de praktijk het basiscontract, en het is sinds de vernieuwde Arbowet van 2017 voor iedere werkgever met personeel verplicht. Het niet naleven van deze verplichting merkt de wet aan als een overtreding, waarop de Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhaven.
Wat moet er in het basiscontract staan?
Minimaal de afspraken over hoe de drie taken worden uitgevoerd, plus een aantal rechten die de wet met naam noemt. Loop je eigen contract hierop na:
- Doeltreffende toegang tot de bedrijfsarts. Je werknemers moeten bij de bedrijfsarts terechtkunnen, en die toegang moet volgens de wet doeltreffend zijn.
- De bedrijfsarts mag elke werkplek bezoeken. Zo kan hij het werk zien waarover hij oordeelt.
- Second opinion. Een werknemer die twijfelt aan het advies van de bedrijfsarts mag een andere bedrijfsarts raadplegen, en dat verzoek wordt gehonoreerd tenzij er zwaarwegende argumenten tegen zijn.
- Een klachtenprocedure bij de bedrijfsarts.
- Samenwerking met je preventiemedewerker en, als die er is, de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
- Het melden van beroepsziekten door de bedrijfsarts of arbodienst aan het daarvoor aangewezen instituut.
Ontbreekt een van deze punten, dan voldoet je contract niet aan de wet. Vraag je arbodienst dan om een aangepaste versie; de meeste aanbieders hebben hun modelcontract hier allang op ingericht.
Weet je wat er voor jouw bedrijf verplicht is?
De regels verschillen per omvang en per sector. Wij zetten op een rij wat jij moet regelen en wat niet.
Arbodienst of eigen bedrijfsarts: vangnet of maatwerk?
De wet kent twee routes, en de namen zeggen precies wat ze zijn.
De vangnetregeling is de standaard: je sluit een basiscontract met een gecertificeerde arbodienst, die alle drie de taken op zich neemt. Voor de meeste werkgevers met een klein of middelgroot team is dit de logische route, omdat alles bij één partij ligt.
De maatwerkregeling laat je de bijstand zelf organiseren, bijvoorbeeld met een zelfstandige bedrijfsarts en losse deskundigen. Dat mag alleen als die mogelijkheid in je cao staat, of als je er schriftelijk overeenstemming over hebt bereikt met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Zonder cao-bepaling en zonder personeelsvertegenwoordiging is maatwerk dus geen optie, en val je automatisch onder het vangnet. Ook bij maatwerk blijft het medische deel bij een bedrijfsarts liggen: de toegang, de second opinion en de klachtenprocedure gelden daar net zo goed.
Wat verandert er zodra je je eerste werknemer aanneemt?
Meer dan de loonadministratie. Dit is het lijstje dat wij met werkgevers doorlopen:
- Loondoorbetaling bij ziekte. Je betaalt tot 104 weken loon door, wettelijk minimaal 70% van het (gemaximeerde) dagloon; in het eerste jaar minimaal het minimumloon. Je cao regelt vaak meer. Dit risico dek je af met een verzuimverzekering.
- Basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Zie hierboven, en let op: je verzuimverzekeraar eist het ook.
- Een RI&E met plan van aanpak. Je legt schriftelijk vast welke risico's het werk voor je werknemers meebrengt en wat je daaraan doet.
- Een preventiemedewerker. Bij niet meer dan 25 werknemers mag je die rol zelf vervullen, als je over voldoende deskundigheid, ervaring en uitrusting beschikt.
- Ernstige arbeidsongevallen direct melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie: elk ongeval met de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname tot gevolg.
- Periodiek gezondheidskundig onderzoek aanbieden. Je moet werknemers periodiek in de gelegenheid stellen zo'n onderzoek te ondergaan.
Daarnaast verandert je aansprakelijkheid: als werkgever heb je een zorgplicht voor een veilige werkplek. Wat daar wel en niet onder valt staat op onze pagina over de werkgeversaansprakelijkheidsverzekering.
Wat is het verschil tussen een arbodienst en een casemanager?
De arbodienst is de wettelijk verankerde partij: gecertificeerd, met een bedrijfsarts, verantwoordelijk voor de drie taken hierboven. De casemanager is een procesbegeleider, vaak in dienst van je arbodienst of aangesteld door je verzuimverzekeraar, die de stappen en termijnen van het verzuimtraject bewaakt. Het woord komt in de wet niet voor, de rol wel: bij het plan van aanpak wijs je een persoon aan die de afgesproken activiteiten begeleidt en het contact verzorgt tussen werknemer, werkgever en bedrijfsarts of arbodienst.
Het onderscheid dat ertoe doet: binnen het verzuimtraject ligt het oordeel over wat een zieke werknemer medisch wel en niet kan bij de bedrijfsarts, niet bij de casemanager en niet bij jou. Heb je een MKB verzuim-ontzorgverzekering, dan krijg je daar standaard een vaste casemanager bij; de bedrijfsarts blijft ook dan de medische lijn.
Wat kost een zieke werknemer jou echt?
Loondoorbetaling loopt twee jaar door. We rekenen voor wat dat betekent en wat een verzuimverzekering daaraan doet.
Wat doet de arbodienst als een werknemer ziek wordt?
Dan begint een traject met vaste termijnen, vastgelegd in de regels rond de Wet verbetering poortwachter. De bedrijfsarts of arbodienst stelt bij dreigend langdurig verzuim binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse op: wat is er aan de hand en wat zijn de mogelijkheden om weer aan het werk te gaan. Binnen twee weken daarna maak je samen met je werknemer een plan van aanpak. Alles wat je doet leg je vast in een re-integratiedossier.
Dat dossier is geen papierwerk voor de vorm. Vindt UWV na twee jaar dat je te weinig aan re-integratie hebt gedaan, dan volgt een loonsanctie: tot een jaar lánger loon doorbetalen. Een arbodienst die de termijnen bewaakt is daarmee ook een verzekering tegen dat derde jaar.
Let op twee meldingen die niet hetzelfde zijn. De ziekmelding bij je arbodienst en de melding bij je verzuimverzekeraar zijn twee aparte verplichtingen met elk een eigen termijn. Precies daar gaat het vaak mis: het dossier bij de arbodienst is op orde, maar de verzekeraar hoort het pas weken later en kan de uitkering dan korten. Meld dus altijd op beide plekken, op dag één.
Moet je RI&E getoetst worden?
In beginsel ja: een gecertificeerde deskundige of arbodienst toetst of je RI&E volledig en actueel is. Er zijn twee uitzonderingen. Laat je al je werknemers samen voor ten hoogste 40 uur per week werken, dan is toetsing niet vereist. En heb je in de regel niet meer dan 25 werknemers én gebruik je een erkend RI&E-instrument uit je cao of een aangemeld branche-instrument, dan vervalt de toetsing ook. De RI&E zelf blijft in alle gevallen verplicht.
Wat je maandagochtend doet
Drie controles van samen een kwartier. Eén: zoek je basiscontract op, en check of de second opinion, de klachtenprocedure en de vrije toegang tot de bedrijfsarts erin staan. Twee: kijk wanneer je RI&E voor het laatst is bijgewerkt; is je bedrijf sindsdien veranderd, dan is de RI&E dat ook. Drie: pak je verzuimpolis erbij en controleer of de arbodienst die daarin staat dezelfde is als die je nu gebruikt.
Kom je er niet uit, stuur ons dan je basiscontract en je verzuimpolis. Wij leggen ze naast elkaar en zeggen wat er goed staat en wat niet. Welke verzekeringen er verder bij personeel horen, staat op onze pagina over zakelijke verzekeringen.
Is een arbodienst verplicht bij één werknemer?
Ja. De verplichting om deskundige bijstand te regelen geldt zodra je werkgever bent, ook met één werknemer in dienst en ook bij een parttimer. De omvang van je bedrijf bepaalt wel de vorm: bij niet meer dan 25 werknemers mag je bijvoorbeeld zelf de preventiemedewerker zijn, en met een erkend branche-instrument vervalt de toetsing van je RI&E.
Wat is het verschil tussen de vangnetregeling en de maatwerkregeling?
Bij de vangnetregeling sluit je een basiscontract met een gecertificeerde arbodienst, die alle wettelijke taken uitvoert. Dat is de standaard. Bij de maatwerkregeling organiseer je de bijstand zelf, bijvoorbeeld met een zelfstandige bedrijfsarts, maar dat mag alleen als je cao die ruimte biedt of als je er schriftelijk overeenstemming over hebt met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Mag ik de verzuimbegeleiding zelf doen?
Het proces mag je grotendeels zelf begeleiden, het medische deel niet. Binnen het verzuimtraject is het oordeel over wat een zieke werknemer wel en niet kan aan de bedrijfsarts, en de wet eist dat je je bij de begeleiding van zieke werknemers laat bijstaan door deskundigen. Wat jij zelf doet is het proces: afspraken, termijnen en het dossier.
Wat gebeurt er als ik geen basiscontract heb?
Twee dingen. De wet merkt het ontbreken van de verplichte deskundige bijstand aan als een overtreding, waarop de Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhaven. En je verzuimverzekeraar stelt het basiscontract doorgaans als voorwaarde voor dekking: zonder contract kan een uitkering bij een zieke werknemer worden geweigerd, terwijl je loondoorbetalingsplicht gewoon doorloopt.
Moet mijn RI&E door een arbodienst getoetst worden?
In beginsel ja, door een gecertificeerde deskundige of arbodienst. Toetsing is niet vereist als al je werknemers samen ten hoogste 40 uur per week werken, of als je in de regel niet meer dan 25 werknemers hebt en een erkend RI&E-instrument uit je cao of branche gebruikt. De RI&E zelf, met plan van aanpak, blijft altijd verplicht.
Wat is het open spreekuur van de bedrijfsarts?
De wet eist dat werknemers een bedrijfsarts kunnen raadplegen over gezondheidsvragen die met het werk samenhangen, ook als ze niet ziek gemeld zijn. In de praktijk heet dat het open spreekuur of arbeidsomstandighedenspreekuur. De wet eist dat die toegang doeltreffend is, en het basiscontract moet vastleggen hoe je werknemers er gebruik van kunnen maken.
Eerste werknemer aangenomen of twijfel over je basiscontract?
Stuur je basiscontract en je verzuimpolis op, dan leggen wij ze naast elkaar en zeggen we wat er goed staat en wat niet. Wij zijn onafhankelijk en vergelijken de verzuimoplossingen van tientallen verzekeraars.
Plan een vrijblijvend gesprek →Bel 035-203 19 66★ 4,7 · 64 Google-reviews
De kleine lettertjes. De verplichtingen in dit artikel komen uit de Arbeidsomstandighedenwet, geraadpleegd op wetten.overheid.nl (geldend van 1-7-2026): de RI&E uit artikel 5 lid 1; het melden van ernstige arbeidsongevallen uit artikel 9 lid 1 en het melden van beroepsziekten uit artikel 9 lid 3; de preventiemedewerker uit artikel 13 lid 1, met de regel voor werkgevers met niet meer dan 25 werknemers in lid 10; de drie taken met verplichte deskundige bijstand uit artikel 14 lid 1 onderdelen a, b en c; de eisen aan de bijstand (waaronder doeltreffende toegang tot de bedrijfsarts, werkplekbezoek, second opinion en klachtenprocedure) uit artikel 14 lid 2 onderdelen a tot en met j; het schriftelijke contract uit artikel 14 lid 4; de voorwaarden voor de maatwerkregeling (cao of schriftelijke overeenstemming met OR of personeelsvertegenwoordiging) uit artikel 14 lid 9; de vrijstellingen van de RI&E-toetsing uit artikel 14 lid 12; de aanmerking als overtreding uit artikel 14 lid 15; de vangnetregeling met een gecertificeerde arbodienst uit artikel 14a; en het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek uit artikel 18. De loondoorbetaling van 104 weken en minimaal 70% staat in artikel 7:629 Burgerlijk Wetboek; de loonsanctie volgt uit de Wet verbetering poortwachter. De termijnen bij verzuim (probleemanalyse binnen zes weken, plan van aanpak binnen twee weken daarna, het re-integratiedossier) staan in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, artikelen 2, 4 en 6; de aanwijzing van een persoon die de activiteiten uit het plan van aanpak begeleidt (in de praktijk de casemanager) staat in artikel 4 lid 2 onderdeel c van die regeling. Dit artikel is algemene informatie voor werkgevers en geen persoonlijk advies; je cao en je polisvoorwaarden zijn leidend voor jouw situatie.
Meer voor werkgevers: verzuimverzekering · werkgeversaansprakelijkheidsverzekering · zakelijke verzekeringen.