Geldverzekering en fraudeverzekering: als er geld uit je bedrijf verdwijnt

Geldverzekering en fraudeverzekering zijn twee kleine, weinig besproken dekkingen. Precies daardoor zien we ze vaak ontbreken bij bedrijven die ze wel zouden willen hebben, en soms gewoon meelopen in een pakket bij bedrijven die nooit contant geld in huis hebben. Hieronder staat wat elke dekking doet, waar ze ophouden en wat je zelf moet regelen om er aanspraak op te kunnen maken.

Waarom deze twee dekkingen bij elkaar horen

Allebei gaan ze over geld dat uit je bedrijf verdwijnt. Bij een geldverzekering komt de dader van buiten: een overval, een inbraak in de kluis, een beroving op weg naar de bank. Bij een fraudeverzekering zit het lek binnenin, in je eigen administratie of in je betaalproces. Dezelfde schade, twee heel andere routes.

Dat verschil is meer dan een indeling. Een gewone inventaris- of inboedeldekking voor je bedrijf vergoedt spullen, niet geld. En een bedrijfsverzekering die je beschermt tegen brand of aansprakelijkheid doet niets aan een medewerker die facturen aan zichzelf uitbetaalt. Voor allebei de gaten bestaat een aparte, meestal bescheiden dekking.

Ze staan hier op één pagina omdat ze in de praktijk vaak samen aan bod komen. Heb je contant geld in de zaak, dan heb je ook een kassa, een kluis, afroomrondes en mensen die daarbij kunnen. Dat is precies het soort proces waar allebei de risico's samenkomen.

Wat is een geldverzekering?

Een geldverzekering dekt contant geld en waardepapieren tegen diefstal, beroving, verlies en beschadiging. Niet alleen in je bedrijfspand, maar ook in de kluis, onderweg naar de bank of het afstortpunt en, bij veel polissen, tijdelijk bij een medewerker thuis. Cheques, zegels, waardebonnen en cadeaukaarten vallen er meestal ook onder.

De verzekering kent doorgaans meerdere situaties met elk hun eigen voorwaarden en verzekerde bedrag. Waar het geld zich bevindt bepaalt of en hoeveel er wordt uitgekeerd, en dat is precies het punt waarop een claim vaak strandt.

Vaak is ook schade aan de kassa, de kluis of het pand die bij zo'n diefstal ontstaat meeverzekerd, plus vals geld dat je te goeder trouw hebt aangenomen. Dat verschilt per verzekeraar, dus het is een van de dingen die we altijd naast elkaar leggen.

Voor welke bedrijven telt de geldverzekering nog?

Kort gezegd: voor alles met een kassalade. Winkels, horeca, kappers, markthandel, foodtrucks, kermisexploitanten, taxibedrijven en verenigingen met een kantine hebben nog steeds contant geld in omloop. Ook bedrijven die aan de deur of op locatie afrekenen houden een kasstroom die je fysiek moet bewaren en vervoeren.

Door de opmars van pinnen en betaalverzoeken is dit risico kleiner geworden. In veel winkels ligt er aan het eind van de dag een fractie van wat er tien jaar geleden lag, en een deel van de horeca is helemaal contantloos. Dat is precies de reden dat de geldverzekering bij veel bedrijven terecht uit het pakket is gegaan.

Verdwenen is het niet. Er is nog altijd een groep klanten die contant betaalt, veel evenementen en markten draaien deels op cash, en storingen in het pinverkeer zetten een zaak zo weer op contant geld. Bovendien blijft het risico bij een overval niet beperkt tot het bedrag in de lade: er is schade aan de zaak en er zijn medewerkers die iets meemaken. De vraag is dus niet of het risico groot is, maar of het bedrag dat je gemiddeld in huis hebt de moeite waard is om te verzekeren. Dat rekenen we met je door.

Wat is een fraudeverzekering?

Een fraudeverzekering dekt vermogensschade door frauduleus handelen. Doorgaans zowel door je eigen medewerkers als door derden. Denk aan verduistering uit de kas of van voorraad, valse of dubbel ingediende facturen, gemanipuleerde betalingsopdrachten, vervalste declaraties en het aanmaken van een leverancier die niet bestaat.

Je komt hem tegen onder verschillende namen: fraudeverzekering, fraudedekking, crime-polis, employee fraud of geld- en fraudeverzekering in één pakket. De kern is steeds hetzelfde: niet je spullen zijn weg, maar geld dat via je eigen administratie of betaalsysteem naar de verkeerde is gegaan.

Het is nuttig om dit zakelijk te bekijken. Fraude door personeel is bijna nooit een kwestie van slechte mensen aannemen, maar van een proces waarin één persoon te veel stappen alleen kan zetten: de factuur goedkeuren, de betaling klaarzetten en hem ook nog fiatteren. Verzekeraars kijken bij de acceptatie dan ook niet naar je team, maar naar hoe je dat proces hebt ingericht. Dezelfde maatregel die je verzekerbaar maakt, voorkomt bovendien vergissingen die niets met opzet te maken hebben.

CEO-fraude en factuurfraude, en waarom cyber hier stopt

Bij CEO-fraude krijgt een medewerker van de financiële administratie een bericht dat van de directeur lijkt te komen: er moet met spoed een betaling de deur uit, het is vertrouwelijk, overleg er niet over. Bij factuurfraude komt er een keurige mail of brief van een bestaande leverancier met de mededeling dat het rekeningnummer is gewijzigd. In beide gevallen doet je eigen medewerker de betaling onder valse voorwendselen.

Dat is het lastige eraan. Er is niets gehackt, er is niets versleuteld, er is geen systeem uitgevallen. De computer heeft precies gedaan wat er werd ingetikt en de bank heeft een opdracht uitgevoerd die formeel klopte. Daardoor zie je bij veel cyberverzekeringen dat dit buiten de dekking valt of alleen meeloopt als aparte module met een eigen, lagere maximumdekking. De cyberpolis is gebouwd rond hack, datalek, systeemuitval, herstelkosten en aansprakelijkheid, niet rond een betaling die je vrijwillig hebt gedaan.

De fraudeverzekering pakt juist dit stuk op, al is ook daar de tekst leidend. Let bij het vergelijken op drie dingen: dekt de polis alleen fraude door eigen medewerkers of ook door derden, valt oplichting waarbij je zelf de overboeking doet er expliciet onder, en welke procedurele eisen worden er gesteld voordat een betaling gedekt is. Die eisen zijn vaak concreet, bijvoorbeeld dat een wijziging van een rekeningnummer telefonisch geverifieerd moet zijn.

Praktisch punt: deze fraudevorm treft niet alleen grote bedrijven. Juist bij een klein team met korte lijnen is de druk om snel te handelen groot en is er zelden iemand die de betaling nog een keer bekijkt.

Wat er meestal niet gedekt is

Bij allebei de dekkingen zit het venijn in de voorwaarden vooraf. Verzekeraars vergoeden geen schade die het gevolg is van beveiliging die je had toegezegd maar niet had, of van een administratie waarin niemand elkaar controleert. Onderstaande uitsluitingen kom je bij vrijwel elke verzekeraar in een of andere vorm tegen.

Verder zie je vaak uitsluitingen voor geld dat je aan een ander hebt toevertrouwd zonder dat af te spreken, voor verlies dat je pas ontdekt bij een inventarisatie zonder dat je kunt aanwijzen wat er is gebeurd, en voor schade die pas na een lange periode wordt gemeld. Er geldt bij fraude bijna altijd een ontdekkingstermijn en een meldtermijn. Doe daar geen aanname over: dat staat in jouw polisvoorwaarden en dat zoeken we voor je op.

Wat je zelf regelt om verzekerbaar te blijven

Verzekerbaarheid bij deze twee dekkingen draait om je proces. Verzekeraars willen zien dat geld niet bij één persoon kan blijven hangen en dat een betaling niet met één muisklik naar een nieuw rekeningnummer kan. Dat is geen wantrouwen naar je team, het is dezelfde logica als een kluis: je haalt de gelegenheid weg.

Functiescheiding in de administratie. Laat de persoon die de factuur goedkeurt niet ook de betaling uitvoeren, en laat de persoon die de kas telt niet ook de kasadministratie sluiten. In een klein team is dat lastig, maar er is bijna altijd iets te splitsen, desnoods met de boekhouder of een meekijkende compagnon als tweede paar ogen.

Vierogenprincipe bij betalingen. Zet in je bankomgeving in dat een betaalbatch door een tweede persoon wordt gefiatteerd, in elk geval boven een grens die je zelf vaststelt en voor elke betaling aan een nieuwe begunstigde. Dit is meestal een instelling van een kwartier en het is de maatregel die CEO-fraude in de praktijk stopt.

Rekeningwijzigingen telefonisch verifiëren. Krijg je bericht dat een leverancier een ander rekeningnummer heeft, bel dan terug op het nummer dat je al had staan, nooit op het nummer in die mail of brief. Maak er een vaste regel van die voor iedereen geldt, ook als het verzoek van de directeur zelf lijkt te komen. Juist dan.

En bij contant geld: room de kassa regelmatig af, houd de kluis dicht tijdens openingstijd, wissel je afstortmomenten en je route af zodat ze niet voorspelbaar zijn, en zorg dat duidelijk is wie geld mag vervoeren. Leg deze afspraken kort op papier. Dat helpt bij de acceptatie en het is precies wat een verzekeraar bij een claim wil zien.

Waar de premie van afhangt

Er is geen vaste prijs. Bij de geldverzekering wegen vooral je branche, hoeveel contant geld je gemiddeld in huis hebt, het aantal vestigingen, je kluis en beveiliging en de manier waarop je afstort. Bij de fraudeverzekering kijkt een verzekeraar naar je omzet, je aantal medewerkers en hoe je betaalproces is ingericht.

Daarnaast bepalen de keuzes die je zelf maakt een groot deel van de premie: het verzekerde bedrag per gebeurtenis, het eigen risico, of je fraude door derden meeverzekert en of de dekking los loopt of meedraait in een pakket. Meelopen in een pakket is vaak gunstiger, maar niet altijd, want een pakketvariant heeft soms een krappere dekking dan een aparte polis.

Wij doen vooraf geen premiebelofte. Wat we wel doen is dezelfde uitgangspunten bij meerdere verzekeraars uitzetten, zodat je bij een prijsverschil ziet wat je inlevert of terugkrijgt. Bij zulke kleine dekkingen zit het verschil zelden in de prijs en bijna altijd in de voorwaarden.

Veelgestelde vragen

Meer weten over je zakelijke dekking? Bekijk de bedrijfsverzekering, de cyberverzekering, de kredietverzekering en het overzicht van onze zakelijke verzekeringen. Liever direct sparren over je kas- en betaalproces? Thijs Bouvy denkt met je mee.