Zakenreisverzekering: je mensen en je spullen verzekerd op werkreis

Een zakenreis is voor de meeste bedrijven routine geworden. Een beurs in Duitsland, een monteur die naar een klant in Frankrijk rijdt, een projectleider die twee weken op locatie zit. Precies daarom staat de verzekering er zelden bij stil, tot er iets gebeurt en blijkt dat de polis van thuis niet meekomt. Hieronder staat wat een zakenreisverzekering wel en niet doet, en waar je op moet letten voordat iemand vertrekt.

Wat is een zakenreisverzekering?

Een zakenreisverzekering dekt je medewerkers tijdens reizen voor het werk. Denk aan geneeskundige kosten in het buitenland, repatriëring, bagage en de zakelijke apparatuur die meegaat, ongevallen onderweg en aansprakelijkheid. De verzekering staat op naam van je bedrijf en geldt voor iedereen die namens jou op pad gaat.

Het verschil met een gewone reisverzekering zit niet zozeer in de soort risico's, maar in wie en wat er verzekerd is. Een particuliere polis verzekert een persoon en zijn eigen spullen tijdens vakantie. Een zakelijke polis verzekert de reis zelf, ongeacht wie hem maakt, inclusief het materiaal dat van je bedrijf is.

Daar zit ook de praktische winst. Je hoeft niet per medewerker uit te zoeken of hij privé iets geregeld heeft en of dat toereikend is. Iedereen die voor je werkt valt onder dezelfde dekking, met dezelfde alarmcentrale en dezelfde afspraken.

Volstaat de doorlopende reisverzekering van je medewerker?

Vaak niet. Veel particuliere doorlopende reisverzekeringen sluiten reizen met een zakelijk karakter uit, of beperken de dekking tot vakantie en privébezoek. En gaat er bedrijfsapparatuur mee, dan valt die er meestal buiten omdat de polis alleen eigendom van de verzekerde zelf dekt. Dat merk je pas bij de claim.

Dit is het punt waar de meeste werkgevers zich op verkijken. De redenering klinkt logisch: mijn medewerker heeft zelf een doorlopende reisverzekering, dus dat zit wel goed. Maar zijn polis is geschreven voor zijn vakantie, niet voor jouw opdracht. Sommige verzekeraars dekken een zakenreis alleen mee als er geen handelsactiviteit plaatsvindt, andere sluiten werk in het buitenland helemaal uit, en weer andere dekken het alleen tot een beperkt aantal dagen per jaar.

De apparatuur is een tweede breuklijn. Een laptop van de zaak, meetapparatuur, gereedschap, monsters of demomateriaal zijn geen eigendom van je medewerker. Op zijn particuliere polis staan ze er dus niet op, ook niet als de bagagedekking op zich ruim is. Raakt zo'n koffer kwijt, dan draagt je bedrijf de schade en niet de verzekeraar.

En er is een derde, minder zichtbaar probleem: je hebt geen zicht op wat je mensen privé geregeld hebben. Je weet niet of iemand een polis heeft, of die nog loopt, welke werelddekking erop zit en of hij hem heeft opgezegd. Als werkgever bouw je je zorgplicht dan op een aanname. Een eigen zakelijke polis haalt die onzekerheid weg.

Wat zit er doorgaans in?

De kern is bijna overal hetzelfde: geneeskundige kosten en repatriëring, bagage inclusief zakelijke apparatuur zoals laptops, gereedschap en monsters, ongevallen, en rechtsbijstand onderweg. Annulering en onvoorziene extra reiskosten zitten er soms standaard in en soms als losse module. Wat er precies onder valt, verschilt per verzekeraar.

Dat een onderdeel in de brochure staat, betekent niet dat het in jouw offerte zit. Vraag altijd de voorwaarden op en kijk welke modules zijn aangevinkt, want juist bij deze verzekering wordt er veel per bouwsteen samengesteld.

Je zorgplicht als werkgever houdt niet op bij de grens

Je zorgplicht als werkgever houdt niet op bij de bedrijfsdeur. Stuur je iemand op reis, dan ben je ook onderweg verantwoordelijk voor veilige omstandigheden en voor hulp als het misgaat. Daarom wegen repatriëring en bijstand die dag en nacht bereikbaar is zwaarder dan de meeste andere polisonderdelen.

Die verantwoordelijkheid is niet vrijblijvend. De werkgeversaansprakelijkheid uit artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek gaat over de veiligheid van het werk, en werk dat je in het buitenland laat uitvoeren valt daar gewoon onder. Daarnaast kent het arbeidsrecht een algemene norm van goed werkgeverschap, waarbij van je verwacht wordt dat je de risico's van een opdracht kent en er iets aan doet.

In de praktijk vertaalt zich dat naar drie dingen. Weten waar je mensen zijn, weten wie ze bellen als er iets gebeurt, en geregeld hebben dat ze thuis kunnen komen als het echt misgaat. Een polis met een alarmcentrale die dag en nacht bereikbaar is regelt dat tweede en derde punt in één keer, en dat is precies de reden dat repatriëring op deze verzekering zwaarder telt dan bijvoorbeeld de bagagedekking.

Bron: Burgerlijk Wetboek art. 7:611 en 7:658.

Doorlopend of per reis?

Reist er regelmatig iemand voor je bedrijf, dan is een doorlopende dekking praktischer. Elke reis is dan automatisch verzekerd, zonder dat iemand vooraf iets moet aanmelden. Een losse reisverzekering per reis kan passen als er hooguit een enkele keer per jaar iemand de grens over gaat.

Het praktische argument weegt hier zwaarder dan het financiële. Bij een dekking per reis moet iemand elke keer denken aan het afsluiten, en dat is precies wat er misgaat bij een boeking op het laatste moment of een collega die invalt. Een doorlopende polis kent dat gat niet: wie namens je bedrijf reist, is verzekerd, ook als de reis er pas gisteren tussendoor kwam.

Daar komt bij dat je bij een doorlopende dekking één set voorwaarden hebt in plaats van een stapeltje losse polissen met verschillende uitsluitingen. Dat maakt het uitleggen aan je mensen eenvoudiger en het claimen ook.

Doorlopend afsluiten roept wel twee vragen op die je vooraf moet beantwoorden. Reis je binnen Europa of wereldwijd? En hoeveel aaneengesloten dagen mag één reis duren? Dat laatste is een harde grens in de polis: wie langer op locatie zit dan de maximale reisduur, valt er na die periode buiten. Bij detachering of langdurig projectwerk is dat een reële valkuil.

Wat is meestal niet gedekt?

Reizen naar een gebied met een negatief reisadvies vallen er doorgaans buiten, net als extreme sporten, bestaande medische klachten die niet vooraf zijn gemeld en spullen die onbeheerd zijn achtergelaten. Opzet, alcohol en drugs staan ook standaard in de uitsluitingen. Lees die lijst voordat iemand vertrekt, niet erna.

Het reisadvies van Buitenlandse Zaken is daarbij de meest onderschatte. Verzekeraars koppelen de dekking vaak rechtstreeks aan de kleurcode van dat advies, en die kan wijzigen terwijl je medewerker al onderweg is. Ga je zaken doen in een land waar dat kan spelen, check het advies dan vlak voor vertrek en leg vast wat je afspreekt als het gedurende de reis verandert.

Bestaande medische klachten zijn de tweede. Een aandoening die al bekend was en niet is gemeld, kan de dekking voor precies dat probleem laten vervallen. Dat is geen onwil van de verzekeraar maar de mededelingsplicht uit artikel 7:928 van het Burgerlijk Wetboek. Wijs je mensen erop dat dit ook voor hen geldt.

En dan de klassieker: onbeheerd achtergelaten bagage. Een laptoptas in een auto, een koffer bij een hotelbalie, een telefoon op een terrastafel. Vrijwel elke polis stelt eisen aan hoe je met kostbaarheden omgaat, en juist bij zakelijke apparatuur zijn die eisen strikter. Zet die regels in je reisinstructie, want ze zijn de meest voorkomende reden dat een claim strandt.

De samenhang met ongevallen- en zorgverzekering

Een zakenreisverzekering staat zelden alleen. De ongevallendekking op reis overlapt met een collectieve ongevallenverzekering, en de geneeskundige kosten in het buitenland raken de zorgverzekering van je medewerker. Zonder overzicht betaal je twee keer voor hetzelfde, of denk je gedekt te zijn terwijl beide polissen naar elkaar wijzen.

Bij de collectieve ongevallenverzekering zit het verschil in de reikwijdte. Die dekt ongevallen tijdens werktijd en vaak ook daarbuiten, waar de zakenreisverzekering alleen de reis dekt maar dan wel volledig, inclusief hulpverlening ter plaatse. Heb je een collectieve ongevallenverzekering, dan kun je de ongevallenmodule op de reispolis vaak beperkt houden. Heb je hem niet, dan is dat juist een module om serieus te nemen.

Bij de zorgverzekering ligt het anders. De basisverzekering vergoedt zorg in het buitenland tot maximaal het Nederlandse tarief, en in landen waar de zorg duurder is blijft er een gat over. De zakenreisverzekering vult dat aan en regelt daarnaast de dingen die de zorgverzekering niet doet: het vervoer terug naar Nederland, een familielid dat overkomt, of het opvangen van de rest van de reis.

De volgorde van uitkeren is daarbij belangrijk. De zorgverzekering is meestal eerst aan zet en de reisverzekering vult aan, met een beroep op de samenloopregeling uit artikel 7:961 van het Burgerlijk Wetboek. Twee polissen betekent dus niet twee keer uitkeren. Dat is precies waarom het loont om te weten wat waar zit voordat je iets extra's afsluit.

Waar hangt de premie van af?

De premie hangt af van het aantal reisdagen per jaar, hoeveel medewerkers er reizen, naar welke landen, de waarde van de meegenomen apparatuur, de gekozen modules en of je doorlopend of per reis verzekert. Verzekeraars wegen die factoren verschillend, dus dezelfde uitgangspunten leveren uiteenlopende offertes op.

Daarnaast kijken verzekeraars naar de aard van het werk. Een accountmanager die naar een beurs gaat is een ander risico dan een monteur die met gereedschap bij een installatie staat, en dat verschil zie je terug in zowel de premie als de acceptatie. Ook je branche en je schadeverleden spelen mee.

Wij doen vooraf geen premiebelofte. Wat we wel doen: dezelfde uitgangspunten bij meerdere verzekeraars uitzetten, zodat je bij een prijsverschil ziet wat je ervoor inlevert of terugkrijgt. Een goedkopere polis met een lage bagagegrens en een korte maximale reisduur is zelden de goedkoopste zodra er echt iets gebeurt.

Veelgestelde vragen

Meer weten over je zakelijke dekking? Bekijk de bedrijfsverzekering, de collectieve ongevallenverzekering en het overzicht van onze zakelijke verzekeringen. Reis je vooral privé, kijk dan bij de reisverzekering. Liever direct sparren? Thijs Bouvy denkt met je mee.